Hodo Abdullah over hoe je (ongemakkelijke) gesprekken voert op de werkvloer

Een lastig gesprek met je manager kan voelen als een sprong in het diepe. En als manager zelf kan het even uitdagend zijn om écht in te spelen op de behoeftes van je team. Volgens Hodo Abdullah, coauteur van Ongemakkelijke gesprekken – Survivalgids: van vergadering tot familiefeest, schuilt in dat ongemak juist de sleutel tot betere werkrelaties. Maar hoe zet je die eerste stap zonder weg te lopen of dicht te klappen?

Verdiep je in je gesprekspartner

Voordat je een ongemakkelijk gesprek aangaat, is het belangrijk om je gesprekspartner beter te leren kennen. Hoe communiceert deze persoon? Welke waarden drijven degene? Informele gesprekken kunnen hierin waardevol zijn. “Want dat zijn denk ik vaak de wat gewichtige gesprekken. Omdat je juist in zo’n type gesprek, door de regels heen, rake vragen kunt stellen die je misschien in een formeel gesprek niet zou kunnen stellen. In een informeel gesprek zijn mensen ook meer zichzelf.”

Maar één gesprek is vaak niet genoeg. Het eerste gesprek dient meestal om af te tasten hoe je met elkaar verder komt. “In dat tweede, derde, vierde gesprek kun je echt tot de kern komen en wordt het een stuk persoonlijker. Geef die ander ook echt de ruimte en ga zelf ook onbevangen dat gesprek in. Hou jezelf niet tegen door de vooroordelen die je zelf over de ander hebt, zo leer je echt de ander kennen”, vertelt Hodo verder.

Welke macht heb ik?

Uit onderzoek blijkt dat vrouwen vaak lager inzetten of minder aangeboden krijgen dan hun mannelijke collega’s, zelfs als ze hoger opgeleid zijn. Het is belangrijk om je hier bewust van te zijn. En wanneer je over bijvoorbeeld loonsverhoging praat met je leidinggevende, weegt machtspositie door. Hodo legt uit: “Welke macht heeft je lichaam in een ruimte of tegenover je manager? Denk aan: is het gebouw rolstoeltoegankelijk? Of ben je de enige anderstalige binnen het team? Als je dat van jezelf weet, dan kun je op die zwakke punten inspelen door heel tactisch na te denken.”

Ze deelt ook een advies dat ze ooit kreeg van een leiderschapscoach: “Zorg ervoor dat je bijna overdrijft over jouw prestaties. Laat mensen zien dat je het waard bent. Juist omdat ik een vrouw van kleur ben, waar ik heel trots op ben, weet ik dat dat in een ongelijkwaardig gesprek tegen me kan werken. Dus een belangrijke tip: overpromoot jezelf.”

Read the room en volg je intuïtie

Een ongemakkelijk gesprek is niet alleen een kwestie van woorden, maar ook van aanvoelen. Hodo legt uit hoe belangrijk het is om meer te voelen: “Read the room. Zet je zintuigen aan. We hebben allemaal een intuïtie, maar we gebruiken die niet altijd. Je lichaam is het eerste orgaan dat reageert op signalen van de buitenwereld. Je brein gaat vervolgens die signalen verwerken. Volg je gut feeling, luister naar de signalen en acteer erop.”

Voor managers is het extra belangrijk om bewust te zijn van hun machtspositie. “Als manager moet je de eerste stap zetten, het ijs breken. Onthoud: 80% van communicatie is lichaamstaal. Als je alleen vanuit je rol als manager handelt, voelen mensen dat. Stel jezelf open, parkeer je titel, en benader anderen als mens. Dat maakt je toegankelijker en versterkt het vertrouwen. Echt krachtig leiderschap komt voort uit persoonlijke en menselijke waarden. Zo win je het vertrouwen én de harten van je team.”

Feedback is meer dan zenden

Feedback geven en ontvangen kan ongemakkelijk zijn, vooral in een hiërarchische relatie. Hodo geeft aan om altijd vanuit je ik-persoon te spreken: “Begin met wat je ervaart, leg uit wat het met je doet, en vertel hoe je het anders zou willen zien.” Ze waarschuwt ook: “Denk goed na over het ‘waarom’ van je feedback. Heeft het zin? Wat is het doel van mijn feedback?”

Mpho Tutu, een van de geïnterviewden uit het boek, benadrukt in haar werk het belang van gespreksvoorwaarden. Hodo sluit zich daarbij aan: “Als je regels met elkaar afspreekt, kun je een respectvol gesprek voeren. Stel bijvoorbeeld dat je elkaar niet onderbreekt, of dat er ruimte is om even na te denken voordat je reageert. Zulke afspraken creëren rust en veiligheid.”

Feedback is geen eenzijdig gesprek, maar een gedeelde ervaring.

Voor managers is het extra belangrijk om feedback constructief te brengen: “Je toon, gezichtsuitdrukking, en lichaamshouding moeten in lijn zijn met je boodschap. Zelfs harde feedback kan met medeleven worden opgepikt als het op de juiste manier gebracht wordt. Feedback geven is nodig, want alleen ‘Heppie-de-Peppie’ (positieve) verhalen delen helpt je medewerker niet groeien. Als manager is het jouw taak om feedback te geven met respect, medeleven en ruimte voor emotie. Laat stiltes vallen, check in bij de ander, en stel vragen zoals: Hoe zie jij dat? Herken je dit? Zo wordt het geen eenzijdig gesprek, maar een gedeeld gesprek met wederzijds begrip. Geef steeds ruimte aan de ander om te reageren.”

En daarom pleit Hodo ook voor face-to-facegesprekken, vooral als het lastig wordt. “Hoe moeilijk het ook is, doe gesprekken in persoon. Via een app of mail kan de boodschap verkeerd geïnterpreteerd worden, en afhankelijk van hoe de ontvanger zich voelt op dat moment. In persoon kan je veel meer signalen oppikken en dat maakt het net zo krachtig.”

Onveiligheid versus ongemak

Als medewerker kan het lastig zijn om iets te bespreken wat je opvalt aan je manager. “Denk je: Ik ga alles delen wat ik niet leuk vind aan deze persoon, wees dan voorzichtig. Zeker als je in een kwetsbare positie zit, kan dat tegen je gebruikt worden. Het is slim om eerst goed na te denken voordat je iets zegt. Maar voel je dat je vastloopt en het echt niet meer aankan? Dat het je tot hier zit? Dan is het belangrijk om het tóch te delen. Kies wel het juiste moment en een veilige manier.”

Een ongemakkelijk gesprek kan volgens Hodo alleen slagen in een veilige omgeving. Hodo deelt een levensles die ze in haar 33 jaar heeft geleerd: “Er schuilt altijd een levensverhaal achter iemand. Mensen doen dingen met een reden, ook op de werkvloer. Je hebt geen idee wat mensen meemaken of wat hun trauma’s zijn. Door die gedachte probeer ik niet te oordelen en stel ik vragen. Dat zou ik managers ook willen meegeven: stel je open op en stel vragen.  De eerste antwoorden die je krijgt zijn vaak sociaal wenselijk. Doorvragen brengt je vaker bij het échte verhaal. Dan ontdek je vaak dat mensen niet hun full potential laten zien door problemen op de werkvloer, persoonlijke issues, of een gebrek aan veiligheid.”

Als laatste maakt Hodo een belangrijk onderscheid tussen onveiligheid en ongemak: “Als je echt in een onveilige omgeving zit en je hebt het al vaak geprobeerd, overweeg dan een andere baan. Maar als het ongemak is, ga het gesprek aan. Hoe vaker je zo’n moeilijk gesprek voert, hoe beter je erin wordt. En uiteindelijk haal je er voor jezelf het beste uit.”

NewBees INC. biedt regelmatig trainingen, workshops en op maat gemaakte begeleiding aan voor organisaties. Heb je vragen over hoe je het gesprek over diversiteit en inclusie binnen jouw organisatie op gang brengt? Neem gerust contact met ons op!